Peligros al compartir datos terminológicos

Escribo esto en base a mi experiencia gestionando bases de datos de terminología en entornos diferentes para cubrir necesidades diferentes. Y recibiendo bases de terminología para fines determinados, sobre todo traducción, y los problemas que se generan por no compartir datos de una forma adecuada.

Las bases de terminología son extremadamente útiles para potenciar la eficiencia de creación de documentación, para mejorar la calidad de las traducciones, para generar material de marketing con un vocabulario controlado para evitar confundir a los clientes, para facilitar la búsqueda y reutilización de datos y un largo etcétera.

Cada una de esas funciones tiene unos requisitos y necesidades específicas. Por ejemplo, un traductor necesita en esencia los términos en el idioma de partida, contexto para esos términos (sea vía una nota de uso, definición, imagen, descripción…) y el equivalente en su idioma de trabajo. Un redactor, sin embargo, necesita el término o unidad léxica aprobado también con su contexto, junto a otras incorrectas de uso frecuente o esperado. Los programas de redacción se basan en ellas para dar salida a un aviso y que el redactor verifique si hay realmente un error. Los equipos de marketing, por su parte, tienen otras necesidades, que a su vez modulan la base de términos: por ejemplo, marcar o agregar una variante determinada, no técnica, para su uso en la comunicación comercial y publicidad. Esas variantes, a su vez, se deben excluir de los sistemas ERP, que requieren a su vez una única denominación por producto, servicio, o pieza, por ejemplo.

Mantener una base de términos que cubra todos esos requisitos es laborioso y, en consecuencia, requiere una inversión y un presupuesto dedicado sostenido a lo largo del tiempo. Las ventajas de hacerlo son muchas, pero ese no es el tema ahora. El problema es que no pocas veces he visto que, sobre todo en los conjuntos de datos que se ponen a disposición de traductores, se entregan todos los datos, y no los que requiere ese grupo de usuarios específico. Con ello se genera ruido y se reduce sustancialmente la usabilidad de la base terminológica.

Esto se debe, por lo que he podido ver hasta ahora, a dos motivos: limitaciones técnicas del sistema de gestión de terminología y el desconocimiento de las necesidades y herramientas con las que trabajan cada uno de esos grupos de usuarios.

Respecto a lo primero, es absolutamente necesario comprobar la funcionalidad de los filtros antes de decidirse por un sistema de gestión de terminología u otro. Tener los datos en sistemas con filtros que no funcionan como se requiere, es como tener una entrada de agua sin grifos: cada vez que la abres se inunda todo y es un desastre.

La segunda causa citada requiere también algo de tiempo y, sobre todo, profesionales con experiencia.